Les réunions de travail en ligne sont devenues très courantes. Cependant, l’organisation et l’animation de celles-ci nécessitent un certain nombre de conditions pour éviter que la réunion ne soit ennuyeuse. Voici pour vous quelques astuces qui vous aideront à créer la convivialité lors d’une réunion de travail à distance.
Sommaire
Avant la réunion de travail
Avant la tenue de la réunion, vous devez vous assurer que certains éléments sont respectés. Il s’agit de la date, l’heure et le thème. Ces trois paramètres doivent obligatoirement être connus de tous les participants à la réunion. Toutefois, si ces derniers sont dans divers pays, n’oubliez pas de prendre le décalage horaire en compte dans la fixation de l’heure. Vous pouvez également envoyer à chacun d’entre eux sa partie à développer.
Ensuite, faites un rappel aux participants. Quelques jours avant la réunion, envoyez des messages aux intervenants pour leur rappeler la tenue de la séance de travail. Soyez également attentif à leurs réponses pour vous assurer que tous seront présents.
Enfin, organisez vos fiches de travail. Pour éviter de vous embrouiller lors de la réunion, vous devez savoir quels documents utiliser pour mener à bien la séance. En effet, la réussite de votre réunion repose essentiellement sur ces éléments de base.
Pendant la réunion
À ce niveau, quatre étapes sont à respecter.
Faites une bonne introduction
Pour commencer, faites une introduction tout en présentant le sujet du jour et le déroulement de la réunion à distance. Veillez à capter l’attention des participants et assurez-vous qu’ils vous reçoivent tous très bien.
Autorisez la prise de parole
Pour ne pas monopoliser la parole durant la réunion, permettez à chaque participant de s’exprimer lorsqu’un paramètre du thème est abordé. N’hésitez pas à les solliciter et à demander leur avis sur chaque point important. Invitez-les à participer, à discuter et à communiquer sur le sujet.
Utilisez des outils d’animation
Dans le but de faciliter la compréhension de tous les participants, référez-vous à l’utilisation de certains outils pédagogiques. Le cube CQQOQCP (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi) vous aidera dans l’élaboration d’un nouveau processus ou dans la mise en place d’actions correctives.
Le puzzle café composé de 21 cases permet un échange ludique et bienveillant en réunion à distance. Il aborde toutes les questions qui peuvent se poser sur le thème abordé. Il vous permet de générer des idées, de partager des connaissances, de stimuler une réflexion novatrice et d’analyser les possibilités d’action par rapport au sujet.
Retrouvez tous les objets pour animer et faciliter les groupes de travail.
Marquez des pauses stratégiques
Afin de ne pas épuiser les participants, il est important de leur donner des pauses de quelques minutes. Cela leur permettra de se détendre et de vite se remettre dans le bain dès la reprise de la réunion.
En fin de réunion
Faites une conclusion et remerciez chaque participant pour sa présence et ses apports. Pensez plus tard à leur envoyer le compte rendu qui retrace les points abordés et les résolutions prises durant la séance.
Quelques logiciels à utiliser
Pour faciliter la tenue de la réunion à distance, vous pouvez utiliser une plateforme ou un logiciel. Il est possible de servir par exemple de Zoom, Skype, Google Meet, Webex ou Whereby. Cependant, n’oubliez pas de communiquer les accès aux participants. Vous avez également la possibilité d’enregistrer la séance pour vous faciliter le compte rendu.